Facility Coordinator

Facility Coordinator*in 100%

• Proaktive Unterstützung des Area Facilities Managers
• Verwaltung und Koordination aller technischen Einsätze
• Überwachung und Management von PPM-Plänen und Anlagenregister zur Einhaltung lokaler Vorschriften und Kapitalplanung
• Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften für alle Tätigkeiten von Dienstleistern
• Überwachung aller Lieferantenaktivitäten im Bereich Reinigung und Instandhaltung, einschließlich der Einhaltung von SLAs
• Hauptansprechpartner für den täglichen Gebäudebetrieb
• Gesamtverantwortung für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Gebäudenutzer
• Überwachung von Sitzplänen, Sicherstellung aktueller Grundrisse und Platznummerierungen, sowie Abstimmung mit dem EMEA Space Planning bei Büroänderungen und Umzügen
• Hauptkontaktperson für Facility Services in den Büros in Basel und Zürich (Reisebereitschaft erforderlich)
• Budgetverwaltung: Rückstellungen und Finanzplanung
• Durchführung administrativer Aufgaben wie Erstellung von Bestellungen, Rechnungsstellung und Dokumentenpflege
• Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen, inklusive der Reservierung und Wartung von Equipment sowie der Organisation von Video- und Webkonferenzen
• Koordination von Catering-Dienstleistungen für Meetings und Veranstaltungen
• Bestellung von Büromaterial und allgemeinen Verbrauchsgegenständen, wie z.B. Cafématerialien, Druckerpapier und Versandmaterialien
• Verwaltung der Gebäude- und Hausmeisterdienste, regelmäßige Inspektion gemeinschaftlich genutzter Geräte
• Pflege von Serviceanfragen und Nachverfolgung ihres Status
• Bearbeitung der täglichen Post
• Verwaltung von Dienstleistungsverzeichnissen, inkl. Transport, Unterkünfte und Kontaktvermittlung, sowie Organisation von Gästeservices (z.B. Transport, Tickets, Reservierungen)

• Fundierte PC-Kenntnisse, insbesondere MS-Office
• Eigenmotivation und Einsatzbereitschaft
• Gute administrative Fähigkeiten
• Organisiert und stark in Priorisierung und Planung
• Serviceorientierte Einstellung mit innovativem Denken
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Gute Kenntnisse der vorherrschenden Geschäftssprachen am Standort sowie professionelles Englisch
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Facility Management oder einer ähnlichen Position
• Erfahrung im Kundenservice und Fähigkeit zur Kommunikation auf allen Ebenen
• Kenntnisse und Bewusstsein für die Branche des Facility Managements
• Grundverständnis von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (HSE)
• Hohe Lernbereitschaft